社内報の作り方

どんな仕事でも、企画を立てていく際に「リサーチと根まわし」は重要です。
スムーズに導入するのであれば、「創刊準備号」を発行する手もあり、これはとても有効な方法です。社内メールによる情報の配信でもある程度はカバーできますが、冊子を創刊するためには「冊子によるアプローチのほうが受け入れてもらいやすい」と思います。

創刊準備号を出すメリットとして、以下のことが考えられます。

１）社内報の創刊を認知してもらえる。
２）社員にアンケートを取ったり募集したりすることで、参加意識を高めてもらえる。
３）そのレスポンスを企画に活かすことで「一緒に作っている感」を醸成できる。
４）社内の各部署に原稿依頼がしやすくなる。
５）当初考えていた編集方針が、読者＝社員の求めている方向とズレていないか確認し、必要なら修正をかけることができる。

たとえば、以下のようなアンケートや募集告知を行ってみてはいかがでしょう。

また、市販の書籍や雑誌が、電車の中や書店の店頭にポスターを掲出するように、社内に「創刊号発行の告知や、企画を募集するポスター」を貼り出す方法もあります。

こうして創刊準備号が各社員に配布されたり、予告ポスターが貼り出されたら、その応募状況やアンケート結果を待つことなく、創刊号の原稿依頼や取材の準備を進めていきましょう。

創刊準備号やポスター掲示、社内メールなどで「新しい社内報が出る」という告知をしたら、企画に合わせて、各部署の担当者に書面を用いて原稿の依頼を行ったり、インタビュー取材のアポイントを取ったりします。

近くの職場内に原稿を依頼する場合であれば、最初はメールではなく直接会って企画意図を説明したほうが原稿の仕上がりが的外れにならず、それ以後のやり取りもスムーズにいくと思います。遠くの部署の方へはメールで「原稿依頼書」を送るとともに電話でフォローすることをお奨めします。

原稿依頼書には、掲載されるページの企画意図（目的と、書いてほしい内容）と文字数（タイトル○○文字以内・本文○○文字～○○文字というふうに具体的に）、締め切り日もはっきりと記しておきましょう。まだ見本誌ができていない場合は、でき上がりのデザインイメージを添えられればベターです。

こうして一定期間後に回収した原稿は、基本的には原文を生かす方向で整えます。表現において明らかに不適切な箇所や疑問点は執筆者に確認するなどして修正します。特に、執筆者の名前の入った署名原稿は、極力原文のまま掲載します。

トップの原稿や、専門性や重要度の高い原稿は、デザインされた文字校正（1次校正）の段階で、原稿提供者の確認を取る必要があります。

原稿を提供してくれる人から見て、「丁寧で信頼のおける編集担当者」、「原稿の書き甲斐のある社内報」を目指しましょう。

発行までのスケジュールを立てるには、以下のようなスケジュール表を作り、発行日から逆算して全体の流れを把握していきます。

ご参考までに、弊社で使用しているスケジュール表の例と、Excelのテンプレートをお付けしておきます。

以下は、発行日を起点とし、前へ遡ってスタートラインを決める「巻き戻し法」の一例です。最初に、発行日（納品日）をスケジュール表に記入し、そこから上（手前）に日にちを逆算しながら印刷、校正、デザイン、取材、原稿依頼……と、各制作工程を記入していきます。

従って、実際のスケジュール表では、発行日を起点として組み立てた以下のチャートとは順番が上下逆になります。

上記は通常のスケジュールですが、創刊号の場合、まだ基本パターンができていないためにすべてにわたって遅れ気味になりやすいと考えられます。途中途中で状況をチェックしながら、早めの進行を心がけましょう。

社内報を作るにあたって、集めた原稿をそのまま印刷会社に渡してしまうケースもあるようですが、印刷の営業担当者は印刷のプロであって、編集・デザインの専門家ではないため、どうしても企画や制作面が弱くなる傾向にあります。

企画・編集のノウハウがあり、取材ライターやカメラマンが手配できて、デザインの上手な制作会社を外注として使うことによって、より効率よく、レベルの高い社内報を作ることが可能になります。

企画・編集・取材は、一般的にエディトリアル系の編集ライターと広告系のコピーライターの領域です。私の経験で申しますと、社内報の場合には編集畑で取材をし原稿を書いているライターのほうが、インタビューや原稿執筆の面でふさわしい人が多いように感じています。もっとも編集モノが得意なコピーライターもいますので、一概にはいえません。

カメラマンに関しては、最近ではデジタルカメラやスマホの性能が上がり、たいていの写真はプロに依頼しなくても撮れるようになったので、必ずしも起用する必要はないでしょう。社内の原稿提供者や取材先から画像をデータでもらうケースも増えています。

しかし、表紙やインタビューカットなど、効果的なビジュアルがあると誌面がグンと引き立って見えるのもまた事実です。ある程度質の高いカメラマンを起用しますと、半日で3万円、1日で5万円程度はみておく必要がありますので、重要なページのみ依頼するという方法もあります。

デザインは、社内で制作するよりも、質とスピードにおいて優れたプロのデザイナーに依頼すべき領域です。制作会社に原稿を渡す際に、ラフレイアウト（写真、タイトル、本文などの構成要素をごく大まかに配置したもの）や、イメージに近い印刷媒体などを用意し希望を伝えながら、思い描いている理想形に近づけていきましょう。

社内報のような冊子において、文字組みは視覚上の見やすさ、読みやすさを決定づける要素のひとつです。従来は、タテ組みといって、本文をタテ書きにしたスタイルが多かったのですが（書店で売っている雑誌は、いまもタテ組みが主流です）、ビジネス文書では文字をヨコに打つため、社内報もヨコ組みのスタイルが増えてきました。

タテ組みでいくか、ヨコ組みでいくかは、綴じる位置（右側を綴じるか、左側を綴じるか）にも影響がありますので、最初に決めておく必要があります。

創刊号であれば、編集企画が決まったところで表紙はもとより中面の各ページについても基本となるデザイン案を作り、タイトルまわりや全体のテイストも先行して整えておくとよいでしょう。

デザイナーによって、写真や文字原稿、図表やイラストなどが誌面に落とし込まれ、キレイにデザインされたものが「校正紙」として出てきます。校正紙はPDFデータでメールにてやり取りされることが一般的です。

最初に出てきた校正紙の文字や写真などに間違いがないかチェックし、修正することを「1次校正」＝「初校」と呼びます。

この「1次校正」をしっかり行うことで、後の進行がスムーズになり、ミスの発生が抑えられます。修正は赤文字で入れ、デザイナーに戻します。校正を戻した控えは、必ず手元に残しておきます。

デザイナーは、修正指示に従って直しを行い「2次校正」＝「2校」を出します。

1次校正を戻した控え（赤字のはいったもの）と照らし合わせて、再度チェックを行います。2次校正をデザイナーに戻し、修正してもらいます。通常は2次校正の修正済みデータを印刷会社に入稿する場合が多いのですが、修正が多い場合、3次校正以降もチェックを重ねるケースがあります。

デザインされた印刷用データは、印刷会社に渡り、仕上がりに近いプリント＝「色校正」として最終チェックの段階を迎えます。少し前までは、この確認をもって校了とし、印刷の工程に進みましたが、最近では色校を出さずにより安価な「ネット通販印刷」を使うことも増えています。

一所懸命アイデアを出し合って企画を立て、社員の皆さんから原稿を集め、デザイン・データ制作まで全力で取り組んだ社内報を、完成させるプロセスが印刷です。最後にリリースする瞬間まで細心の注意を払い、キレイな仕上がりを目指しましょう。